Các loại chứng từ kế toán cần biết

Cập nhật đến 06/2026

Nội dung được viết cho chuyên mục accounting theo hướng cập nhật và chia sẻ thực hành chứng từ. Khi dùng cho hồ sơ thật, cần kiểm tra Luật Kế toán 88/2015/QH13, Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các sửa đổi về hóa đơn điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tài chính đang có hiệu lực.

Vì sao chứng từ quan trọng?

Chứng từ kế toán là bằng chứng cho việc một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Một bút toán có thể đúng về tài khoản nhưng vẫn rủi ro nếu chứng từ không đầy đủ, không hợp lệ hoặc không chứng minh được bản chất giao dịch.

Khi kiểm tra chứng từ, kế toán không chỉ hỏi "có hóa đơn chưa" mà cần hỏi thêm: nghiệp vụ này phát sinh thật không, ai phê duyệt, hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận chưa, thanh toán bằng cách nào và chứng từ có đủ để giải trình sau này không.

Nhóm chứng từ thường gặp

Chứng từ bán hàng

• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
• Báo giá, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu.
• Hóa đơn đầu ra.
• Phiếu xuất kho nếu bán hàng hóa.
• Chứng từ thu tiền hoặc đối chiếu công nợ.

Nhóm này giúp chứng minh doanh thu đã phát sinh, nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành và số tiền phải thu là có cơ sở.

Chứng từ mua hàng

• Đề nghị mua hàng hoặc phê duyệt mua.
• Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá.
• Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
• Hóa đơn đầu vào.
• Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi.

Với mua hàng, kế toán cần kiểm tra đủ ba điểm: có nhu cầu mua, đã nhận hàng hoặc dịch vụ, và nghĩa vụ thanh toán đúng với nhà cung cấp.

Chứng từ tiền mặt và ngân hàng

• Phiếu thu, phiếu chi.
• Giấy báo có, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng.
• Ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền.
• Biên bản kiểm kê quỹ.

Nhóm này thường được dùng để đối chiếu dòng tiền. Nếu số dư sổ kế toán lệch với sổ phụ ngân hàng hoặc quỹ thực tế, kế toán phải truy về từng chứng từ thu chi.

Chứng từ kho

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
• Biên bản xử lý hàng hư hỏng, mất mát hoặc chênh lệch.
• Bảng tính giá vốn hoặc bảng phân bổ chi phí mua hàng.

Chứng từ kho giúp liên kết giữa mua hàng, bán hàng và giá vốn. Thiếu chứng từ kho có thể làm báo cáo tồn kho, giá vốn và lợi nhuận sai lệch.

Chứng từ tiền lương

• Hợp đồng lao động, quyết định lương.
• Bảng chấm công, bảng tính lương.
• Bảng thanh toán lương.
• Hồ sơ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân nếu có.

Lương là khoản chi phí nhạy cảm vì liên quan đến người lao động, thuế và bảo hiểm. Kế toán nên lưu đủ căn cứ tính lương, phê duyệt và chứng từ thanh toán.

Cách kiểm tra nhanh một bộ chứng từ

1. Xác định nghiệp vụ: mua hàng, bán hàng, thanh toán, lương, kho hay điều chỉnh.
2. Kiểm tra chứng từ gốc: hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập xuất, nghiệm thu, sao kê.
3. Đối chiếu thông tin chính: tên đối tác, mã số thuế, ngày, số tiền, nội dung, thuế suất, hình thức thanh toán.
4. Kiểm tra phê duyệt nội bộ: ai đề nghị, ai duyệt, ai thực hiện, ai nhận.
5. Lưu chứng từ theo mã hoặc theo kỳ để có thể truy xuất lại.

Lỗi thường gặp

• Lưu hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu.
• Có phiếu chi nhưng không có chứng từ chứng minh khoản chi.
• Nhập kho lệch số lượng so với hóa đơn.
• Thanh toán cho tài khoản không khớp thông tin nhà cung cấp.
• Không đánh số hoặc không lưu file nhất quán, dẫn đến thất lạc khi cần giải trình.

Hồ sơ nên rà soát định kỳ

Kế toán nên rà soát định kỳ các bộ hồ sơ mua hàng, bán hàng, thanh toán, kho và tiền lương. Mỗi bộ hồ sơ cần có chứng từ gốc, căn cứ phê duyệt, chứng từ giao nhận hoặc nghiệm thu, chứng từ thanh toán và ghi chú xử lý nếu có điều chỉnh. Những khoản thiếu hồ sơ nên được đưa vào danh sách theo dõi riêng thay vì chờ đến kỳ quyết toán mới xử lý.