Quy trình đối chiếu công nợ

Cập nhật đến 06/2026

Bài viết là ghi chú quy trình thực hành cho kế toán doanh nghiệp. Khi áp dụng, cần đối chiếu Luật Kế toán 88/2015/QH13, quy chế tài chính nội bộ, điều khoản hợp đồng, chính sách công nợ và các yêu cầu lưu trữ chứng từ đang áp dụng tại đơn vị.

Kiến thức chính

Công nợ phải thu

Công nợ phải thu là số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp. Số dư này thường phát sinh từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, tạm ứng hoặc bồi hoàn. Rủi ro thường gặp là khách hàng chưa xác nhận nợ, hóa đơn chưa ghi nhận đúng, thanh toán đã nhận nhưng chưa cấn trừ, hoặc khoản nợ quá hạn chưa được theo dõi.

Công nợ phải trả

Công nợ phải trả là số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, nhân viên hoặc bên liên quan. Rủi ro thường gặp là thiếu hóa đơn, nhận hàng chưa ghi nhận, thanh toán trùng, ghi nhầm nhà cung cấp hoặc chưa cập nhật hóa đơn điều chỉnh.

Quy trình đối chiếu đề xuất

1. Chốt kỳ đối chiếu, ví dụ cuối tháng hoặc cuối quý.
2. Xuất sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
3. Kiểm tra số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm và số dư cuối kỳ.
4. Đối chiếu phát sinh với hóa đơn, phiếu thu chi, sao kê ngân hàng, biên bản giao nhận.
5. Gửi bảng xác nhận công nợ cho đối tác nếu cần.
6. Ghi nhận phản hồi, phân loại chênh lệch và xác định người phụ trách xử lý.
7. Lập bút toán điều chỉnh khi có đủ căn cứ.
8. Lưu biên bản xác nhận, email, bảng đối chiếu và chứng từ xử lý.

Bảng phân loại chênh lệch

Ví dụ

Công ty A theo dõi phải thu khách hàng B là 220 triệu đồng. Khách hàng xác nhận chỉ còn nợ 170 triệu đồng. Khi rà soát, kế toán phát hiện khách hàng đã thanh toán 50 triệu vào ngày cuối tháng nhưng ngân hàng báo có sau giờ chốt sổ và kế toán chưa cấn trừ.

Trường hợp này không phải tranh chấp công nợ. Kế toán cần cập nhật chứng từ ngân hàng, cấn trừ công nợ và lưu email xác nhận để kỳ sau không tiếp tục lệch.

Ghi chú dễ nhầm

• Gửi xác nhận công nợ nhưng không lưu phản hồi hoặc bằng chứng gửi.
• Chỉ đối chiếu số dư cuối kỳ, không kiểm tra phát sinh trong kỳ.
• Không tách công nợ quá hạn với công nợ chưa đến hạn.
• Ghi nhận thanh toán vào sai mã khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Để các khoản tạm ứng, ký quỹ, đặt cọc lẫn với công nợ thương mại.

Hồ sơ nên lưu

Mỗi kỳ đối chiếu nên lưu sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp theo đối tượng, biên bản xác nhận hoặc email phản hồi, danh sách chênh lệch, chứng từ thanh toán, hóa đơn điều chỉnh và bút toán xử lý. Với khoản nợ quá hạn hoặc tranh chấp, cần tách khỏi công nợ thông thường để theo dõi trách nhiệm thu hồi.