Kê khai thuế GTGT theo tháng và quý

Cập nhật đến 06/2026

Nội dung này là ghi chú thực hành kê khai thuế GTGT cho doanh nghiệp. Khi áp dụng cho hồ sơ cụ thể, cần đối chiếu Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025, Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, quy định về hóa đơn điện tử và thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Kiến thức chính

Kê khai theo tháng hay theo quý

Kỳ kê khai phụ thuộc vào điều kiện của người nộp thuế và quy định đang áp dụng. Trong thực tế, kế toán nên kiểm tra:

• Doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động ổn định.
• Doanh thu năm trước và điều kiện được khai theo quý.
• Thông báo, lựa chọn hoặc trạng thái kê khai đã thực hiện với cơ quan thuế.
• Các thay đổi trong năm có làm thay đổi kỳ kê khai hay không.

Không nên chỉ nhìn thói quen năm trước. Trước khi lập tờ khai đầu năm hoặc đầu kỳ, hãy xác nhận lại kỳ kê khai trên hồ sơ thuế và tài khoản giao dịch thuế điện tử.

Dữ liệu cần chuẩn bị

Tối thiểu cần có:

• Bảng kê hóa đơn bán ra trong kỳ.
• Bảng kê hóa đơn mua vào dự kiến khấu trừ.
• Danh sách hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy hoặc bị trả lại.
• Sổ chi tiết tài khoản thuế GTGT đầu vào, đầu ra.
• Số thuế còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang.
• Biên bản hoặc ghi chú xử lý các hóa đơn chưa đủ điều kiện kê khai.

Với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn, nên khóa dữ liệu đầu vào trước khi lập tờ khai. Nếu vừa lập tờ khai vừa tiếp tục nhận hóa đơn bổ sung, khả năng sai lệch rất cao.

Quy trình lập và kiểm tra tờ khai

1. Chốt danh sách hóa đơn đầu ra theo ngày lập hóa đơn và nghiệp vụ bán hàng.
2. Rà hóa đơn đầu vào, loại riêng hóa đơn chưa đủ hồ sơ hoặc chưa đủ điều kiện khấu trừ.
3. Cập nhật hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hàng bán bị trả lại nếu có.
4. Đối chiếu tổng thuế đầu ra với sổ doanh thu và tài khoản thuế đầu ra.
5. Đối chiếu tổng thuế đầu vào được khấu trừ với sổ mua hàng và tài khoản thuế đầu vào.
6. Kiểm tra chỉ tiêu thuế còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang.
7. Lập tờ khai, kiểm tra số phải nộp hoặc còn được khấu trừ.
8. Lưu tờ khai, phụ lục, bảng đối chiếu và bằng chứng xử lý chênh lệch.

Ví dụ

Trong quý, doanh nghiệp có:

• Thuế GTGT đầu ra: 120 triệu đồng.
• Thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn mua vào: 95 triệu đồng.
• Trong đó 8 triệu đồng chưa đủ điều kiện khấu trừ vì thiếu hồ sơ thanh toán hoặc nghiệm thu.
• Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang: 10 triệu đồng.

Tính nhanh:

Thuế đầu vào được khấu trừ kỳ này = 95 - 8 = 87 triệu
Tổng thuế được khấu trừ = 87 + 10 = 97 triệu
Thuế GTGT phải nộp = 120 - 97 = 23 triệu

Kế toán cần lưu danh sách 8 triệu đồng chưa kê khai khấu trừ để xử lý ở kỳ sau nếu hồ sơ được bổ sung và vẫn đáp ứng điều kiện.

Ghi chú dễ nhầm

• Nhầm kỳ kê khai với kỳ hạch toán nội bộ.
• Kê khai toàn bộ hóa đơn đầu vào mà chưa kiểm tra điều kiện khấu trừ.
• Quên chuyển số thuế còn được khấu trừ từ kỳ trước.
• Không cập nhật hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, dẫn đến chênh lệch với dữ liệu thuế điện tử.
• Không lưu bảng đối chiếu sau khi nộp tờ khai, khiến kỳ sau khó truy vết số liệu.
• Cho rằng không phát sinh thuế phải nộp thì không cần kiểm tra; thực tế tờ khai vẫn có thể sai số khấu trừ chuyển kỳ sau.

Checklist chốt hồ sơ kê khai

Kế toán nên lưu tối thiểu ba file cho mỗi kỳ kê khai: bảng kê đầu ra, bảng kê đầu vào và bảng tổng hợp chỉ tiêu tờ khai. Với hóa đơn chưa đủ điều kiện khấu trừ hoặc đang chờ điều chỉnh, cần có danh sách riêng nêu lý do, người phụ trách, kỳ dự kiến xử lý và căn cứ pháp lý hoặc chứng từ bổ sung.